Výzva k podání nabídky (Zadávací dokumentace a procesní analýza pro tvorbu CIS)

Český rybářský svaz, z. s.

Republiková rada

Nad Olšinami 282/31

100 00 Praha 10 - Vinohrady

na základě Usnesení č. 80/19 ze dne 6. června 2019 a Usnesení 96/19 ze dne 5.9.2019 Republiková rada ČRS vyhlašuje

Výzvu k podání nabídky na zhotovení

Interní procesní analýzy a přípravu zadávací dokumentace k tvorbě centrálního informačního systému, včetně následného dozoru nad zpracovatelskou firmou

(dále jen „Zakázka“)

ZÁMĚR:

Český rybářský svaz, z.s. (dále jen „ČRS“) v rámci střednědobé strategie připravuje implementaci centrálního informačního systému (dále jen „CIS“) na úroveň všech organizačních složek ČRS. Poptávaná procesní analýza a navazující zadávací dokumentace bude sloužit jako hlavní podklad pro tvorbu CIS a následnou systémovou integraci.

PROFIL ZADAVATELE:

ČRS patří s 250 000 registrovanými členy mezi největší spolky v České republice. Základní organizační jednotkou je Místní organizace (dále jen „MO“, počet 485), MO jsou sdruženy do sedmi Územních svazů (dále jen „ÚS“), které přibližně kopírují geografickou polohu krajů. MO a ÚS jsou pobočné spolky hlavního spolku ČRS.

ČRS pečuje o 1290 rybářských revírů a rybochovných zařízení o rozloze přesahující 35.000 hektarů. V rámci vlastní činnosti vydává povolenky k lovu ryb na revírech, zabývá se produkcí ryb na rybochovných zařízeních a organizuje sportovní činnost a práci s mládeží.

KLÍČOVÁ LEGISLATIVA

Zákon č. 89/2012 Sb. Občanský zákoník
Zákon č. 99/2004 Sb. Zákon o rybníkářství, výkonu rybářského práva, rybářské stráži, ochraně mořských rybolovných zdrojů a o změně některých zákonů (a navazující prováděcí vyhláška)
Zákon č. 110/2019 Sb. Zákon o zpracování osobních údajů

KLÍČOVÉ INTERNÍ PŘEDPISY

AKTUÁLNÍ STAV

V současnosti není CIS plošně implementován. Jednotlivé územní svazy používají lokální informační systémy, které nejsou propojené ani vzájemně kompatibilní, funkcionalita se výrazně liší. Nejrozšířenější je IS Lipan (3 územní svazy), který se ale nachází na hranici životnosti (12 let) a upgrade na novější platformu znamená výraznou finanční investici srovnatelnou s tvorbou nového systému. Zadávací dokumentace, která je předmětem této zakázky, bude použita v případě tvorby nového systému stejně tak jako v případě varianty aktualizace IS Lipan pro celosvazové použití.

PRIMÁRNÍ VYUŽITÍ CIS

Základní využití CIS je evidence členské základny, prodej a distribuce cenin (členské známky, povolenky k lovu ryb), vedení evidence sportovních revírů a rybochovných zařízení vč. Plnění zarybňovacích plánů a příslušný reporting. Z klíčových oblastí (revíry, agregovaná data členské základny, databáze místních organizací) jsou skripty generovány výstupy na front-end webové prezentace ČRS. Sekundární využití je interní komunikace mezi organizačními složkami a sdílené pracovní prostory mezi uživateli. Plánovaný CIS je modulární, v případě dořešení legislativních překážek je střednědobá vize rozšíření o moduly podporující on-line prodej povolenek, kontroly povolenek rybářskou stráží formou mobilní čtečky atd. Tyto funkce jsou v rámci Zakázky součástí interní procesní analýzy, ale nikoli součástí zadávací dokumentace pro zhotovení CIS.

DEFINICE KLÍČOVÝCH FUNKCÍ PLÁNOVANÉHO CIS

Základní prvky plánovaného CIS jsou čtyři: člen, povolenka, ryba a revír. K těmto základním prvkům přistupuje pět hlavních typů uživatelských přístupů: koncový uživatel (rybář), místní organizace, uživatel revíru, územní svaz, Republiková rada.

Koncový uživatel (rybář) si může zobrazit svou kartu s historií v ČRS – stav plateb členských příspěvků a brigád, vydané povolenky, aplikovaná kárná opatření, personalizované informativní zprávy od nadřízených organizačních složek (MO, ÚS, ČRS).
Místní organizace spravuje členské záležitosti vlastních členů; eviduje platby členských příspěvků, brigádní povinnost, prodává povolenky k lovu koncovým uživatelům. Zakládá kárné opatření na koncového uživatele. Komunikuje se všemi organizačními složkami ČRS. Přijímá nové členy a zakládá jim osobní karty do CIS. Může generovat „převodku“ – dokument umožňující přestup člena do jiné MO za předpokladu splněných kritérií (splněné členské povinnosti, neaktivní kárné opatření).

Uživatel revíru (=ten, kterému bylo příslušným úřadem svěřeno hospodaření na revíru, zpravidla ÚS, v některých případech MO) má přístup k editaci karty revíru a stanoveným zarybňovacím plánům. Při zarybnění vyplňuje data vysazených ryb, které jsou CIS přepočítány do metodiky zarybňovacích plánů. CIS generuje výstupy pro příslušné státní orgány. Pokud se jedná o chovnou vodní plochu / rybochovné zařízení, CIS eviduje aktuální stav obsádky a disponibilní počty ryb a jejich dostupnost v čase. CIS eviduje úlovky a docházky na příslušném revíru na základě zadaných statistik úlovků (import dat z .csv).
Územní svaz emituje územní povolenky k lovu a přiděluje je k prodeji jednotlivým MO. Má přístup k agregovaným datům o členské základně MO, spadající pod daný ÚS, počtech prodaných povolenek, stavu prodeje členských známek a obsádce rybochovných zařízení a revírů.
Republiková rada přistupuje k agregovaným datům z územních svazů; globální data o struktuře členské základny, prodaných povolenkách, dosažených úlovcích. Komunikuje s MO a ÚS. Emituje celosvazové a celorepublikové povolenky k lovu a přiděluje je ÚS. CIS generuje výstupy, použité pro webovou prezentaci ČRS – přehled členské základny, databáze místních organizací a výpisy revírů formou skriptů.

Případová studie č. 1.

Rybář, spadající pod MO Klatovy přichází 1. května k MP revíru, jehož uživatel je ÚS města Prahy a přes mobilní telefon na stránkách ČRS zjistí výpisem z CIS, o jaký revír se jedná a jaké jsou bližší podmínky výkonu rybářského práva. Všimne si, že na daném revíru bylo v uplynulé sezoně dosaženo vysokých úlovků štiky a v rozporu s rybářským řádem se rozhodne použít přívlač. Kontrolující rybářská stráž si jeho počínání všimne a zadrží povolenku, kterou odesílá jeho domovské organizaci, která zahajuje kárné řízení. Rybář nehodlá čekat na výsledek a rozhodne se přestoupit do MO Čáslav, aby si zakoupil novou povolenku. CIS mu odmítne vystavit převodku, protože má již vydanou povolenku a bylo zahájeno kárné řízení. V MO Čáslav tedy tvrdí, že je nový člen. Obsluhující osoba se ho pokouší zadat jako nového členy do CIS, což mu není umožněno (chybová hláška CIS o existujícím členovi v jiné organizaci, navíc se zahájeným kárným řízením). Systém upozorní Mo Klatovy, že došlo u jejího člena k neoprávněnému pokusu o přestup. Po rozhodnutí kárné komise je kárné opatření zaneseno do CIS, uživatel revíru je rovněž upozorněn, že na jeho revíru došlo k zadržení povolenky.

Případová studie č. 2

Uživatel revíru má zarybňovací povinnost 500 kusů dvouletého kapra (k2). Z výlovu rybníka sousední MO zajistí 200 kusů tříletého kapra (k3) a zadá toto vysazení do CIS. Systém porovná zarybňovací plán revíru se zadaným objemem vysazení a podle fixních přepočtových koeficientů z prováděcí vyhlášky k Zákonu o rybářství dopočítá, že ke splnění povinného plánu zbývá vysadit 100 kusů dvouletého kapra (k2). CIS nabídne dostupné volné kapacity rybochovných zařízení (podle filtru v např. 100 km okolí) a umožní odeslat poptávku. Na konci roku CIS vygeneruje každému revíru doklad pro příslušný úřad dokladující splnění zarybňovací povinnosti.

DODAVATEL ZAKÁZKY

Zakázka je vhodná pro OSVČ, malé, střední i velké společnosti. Spolupráce bude vázaná na základě Smlouvy o dílo.

POŽADOVANÁ ČINNOST ZPRACOVATELE ZAKÁZKY

Základem pro tvorbu zadávací dokumentace je podrobná analýza vnitřních procesů organizačních složek ČRS s důrazem na zvykové skutečnosti a potřeby jednotlivých složek. Předpokládáme intenzivní komunikaci s MO, ÚS a ČRS. Následná zadávací dokumentace bude reflektovat konsenzuální potřeby a požadavky jednotlivých složek. Součástí zadávací dokumentace bude příprava wireframů klíčových obrazovek. Zpracovatel dostane k dispozici zadávací dokumentaci a analýzu, která předcházela tvorbě IS Lipan. Součástí Zakázky je i technický dohled nad společností, která bude CIS vytvářet a implementovat.

Přesný rozsah činnosti bude upřesněn v průběhu osobních pohovorů.

PŘEDPOKLÁDANÝ ČASOVÝ HARMONOGRAM ZAKÁZKY

Dodavatel bude vybrán na základě předložených nabídek a osobních pohovorů do konce roku 2019. Předpokládané dodání procesní analýzy je 30. duben 2020, dodání zpracované zadávací dokumentace je 31. srpen 2020. Požadujeme pravidelný reporting postupu prací na dvoutýdenní bázi.

PŘEDPOKLÁDANÁ HODNOTA ZAKÁZKY

Dle dohody.

KVALIFIKAČNÍ KRITÉRIA

Požadujeme nejméně 3 ověřitelné reference v posledních deseti letech ze zakázky srovnatelného rozsahu z oblasti procesních analýz, business analýzy nebo systémové integrace. Znalost prostředí ČRS a problematiky sportovního rybolovu výhodou.

PODÁNÍ NABÍDKY

Pro podání nabídky na zhotovení Zakázky zašlete životopis nebo profil společnosti společně s průvodním dopisem a seznamem referencí na adresu rada@rybsvaz.cz, nebo poštou na adresu:

Český rybářský svaz, z. s.

Nad Olšinami 282/31 100 00 Praha 10 – Vinohrady

a to nejpozději do 15. října 2019.

Kontaktní osoba pro případné dotazy, vztahující se k podání nabídky, je:

Bc. Tomáš Kočica

kocica@rybsvaz.cz

+420 725430242

Tento dokument ve formátu PDF je možné stáhnout zde.